Покупка BI-решения для компании всегда была дорогостоящим предприятием, занимающим уйму времени у всех департаментов. А с момента ухода иностранных поставщиков с рынка России, когда особенно остро встал вопрос перехода на отечественные аналоги, этот процесс еще больше осложнился. Компании стали урезать затраты на новые проекты, а цены на отечественные BI-решения повысились.

В данной статье я расскажу о том, каких затрат стоит ожидать компаниям при развертывании BI-инструментов, а также представлю разработанное нами альтернативное решение, которое поможет сократить затраты на владение BI и упростить процесс доставки отчетов сотрудникам.

Вы, конечно, можете посчитать, что это реклама, но я надеюсь, что предложенный подход и информация по рынку, которую мы собрали, будут многим полезны.

Разным пользователям нужны разные BI-инструменты

Для начала разберемся, кто является пользователями BI-инструментов в компании, какие у них потребности и задачи.

Условно разделим пользователей на две группы

Группа 1. В нее входят сотрудники, которые собирают, обрабатывают и визуализируют большие объемы данных, а также проводят глубокий анализ, выявляя тренды и закономерности. К ней можно отнести бизнес-аналитиков, дата-сайентистов и других технически продвинутых юзеров. Эта команда помогает компании принимать обоснованные решения на основе обнаруженных инсайтов.

Условно назовем эту группу «продвинутые пользователи».

Группа 2. К ней относятся пользователи, которые нуждаются в моментальном и точном ответе на простые вопросы: «продажи за прошлый месяц», «топ-5 продуктов в 2021 году» или «заказы по ООО «Рога и Копыта». Это менеджеры продаж, руководители команд продаж, торговые представители, топ-менеджеры и прочие сотрудники без сильного аналитического бэкграунда.

Условно назовем эту группу «бизнес-пользователи».

Исходя из потребностей продвинутых пользователей можно сделать вывод, что им необходим BI-интерфейс, позволяющий выполнять сложные расчеты, строить замысловатые графики, а также копаться в данных в поисках инсайтов.

Для бизнес-пользователей без сильных аналитических навыков необходимо максимально простое решение с понятным интерфейсом, работа с которым не требует интенсивного обучения.

Рассмотрим простой пример. Представим торгового представителя Романа, работающего менеджером по продажам в компании‑производителе отопительной техники. Каждую неделю ему необходимо посетить 50 торговых точек в городе Воронеже, узнать потребности клиентов, собрать заказы, а также проверить просроченные оплаты. Легко предположить, что Роману крайне необходимо иметь под рукой оперативные данные по продажам, составам заказов и истории оплат клиентов. По моей классификации этот сотрудник — в чистом виде бизнес‑пользователь. Сложно представить Романа, легко ориентирующегося среди дашбордов Tableau или листающего на бегу в ноутбуке Excel файлы, состоящие из десятков таблиц.

На месте Романа был и я – приходилось пользоваться сложными системами отчётности, неспособными дать мгновенный и простой ответ.

Можно сделать логичный вывод, что большинство пользователей бизнес-аналитики данной компании будут избегать активного использования обычных BI-инструментов из-за их сложности.

Сравнение цен основных BI-решений на рынке России

До февраля 2022 года на рынке России существовало множество BI-решений, каждое из которых имело свои преимущества и недостатки. После этой даты многие иностранные компании, среди которых Microsoft, Tableau, Qlik и другие, прекратили свою деятельность в России. У российских компаний не осталось других вариантов, кроме перехода на отечественные аналоги, покупки BI из дружественных стран или разработки open-source решений.

В результате средняя стоимость BI-инструмента на одного пользователя выросла.

Компании, предлагающие отечественные BI-решения, решили повысить цены на лицензии, понимая, что зарубежные продукты больше не составят им ценовой конкуренции. Таковы результаты нашего короткого опроса среди 5 CIO российских бизнесов с оборотом от 10 млрд. руб. в год.

Наша команда провела выборочное исследование цен трех отечественных BI-продуктов, входящих в топ-10 самых популярных BI-систем в России.

Как правило, вендоры BI-решений в России разделяют своих пользователей на две категории, совпадающие с ранее предложенной мною группировкой: продвинутые и бизнес-пользователи.

Именно в таком формате и представлены данные в таблице.

*Прайс-лист Вендора 2 не содержит отдельной стоимости на одну лицензию продвинутого пользователя и бизнес-пользователя, хотя их иерархия также предлагает два вида лицензий.

На основе полученных данных мы рассчитали среднюю стоимость лицензии в месяц:

• на одного бизнес-пользователя составила 1 573 руб.;

• на одного продвинутого пользователя – 5 176 руб.

Приступим к расчетам полной стоимости приобретения BI-решения. Для этого примем ряд допущений.

Количество отчетов на одного пользователя

В данном случае подразумевается именно количество отчетов, разработанных специалистами, а не количество отчетов, запрошенных конечными пользователями.

По нашему опыту внедрения BI-решений, в крупных компаниях в среднем приходится один отчет на 20 бизнес-пользователей, а в небольших компаниях количество разработанных отчетов бывает даже больше, чем пользователей.

Стоимость разработки отчетов

В среднем трудозатраты на разработку одного отчета с учетом тестирования, но без подготовки витрин и хранилища данных, можно оценить в 5 человеко-дней. Средняя ставка BI-консалтинга на рынке – 27 000 рублей (человеко-день). Если отчеты будут разрабатывать ваши штатные специалисты, то нужно учитывать их заработные платы, а также увеличение команды во время проекта и тот факт, что при поддержке все эти специалисты окажутся недостаточно загруженными.

В любом случае, если просуммировать все затраты на одного работника (зарплата, рабочее место, ДМС, отпуска, больничные и прочие накладные), то получится примерно на 10-15% меньше, чем привлечение интегратора, но добавятся хлопоты на то, чтобы чем-то занять команду в моменты простоя.

Стоимость поддержки

Что касается поддержки, то она состоит из двух частей:

• вторая линия, количество человек на которой зависит напрямую от количества пользователей;

• третья линия, затраты на которую зависят от количества и сложности разработанных отчетов.

Для второй линии в компаниях с тысячами пользователями и приемлемым SLA обычно необходим один сотрудник на тысячу пользователей. А для третьей линии – примерно один сотрудник на 50-100 разработанных отчетов. Примем стоимость поддержки второй линии из расчета 170 тыс. руб. гросс (с учетом налогов и содержания) и для третьей линии – 250 тыс. руб. гросс в месяц.

Расчет кейса

Рассмотрим три компании разного масштаба, находящиеся в поиске BI-инструмента.

Данные компании рассматривают приобретение BI-инструмента по годовой подписке, однако следует отметить, что произведенные в этой статье расчеты будут аналогичны и для постоянных (вечных) лицензий.

Бизнес кейс, который положен в основу расчетов. В колонках указано количество пользователей.

Разобравшись с иерархией пользователей данных компаний, произведем примерный расчет бюджета по подключению сотрудников к BI-решению.

Исходим из средней стоимости лицензии на одного бизнес-пользователя 1 573 руб. в месяц и на одного продвинутого пользователя - 5 176 руб. в месяц.

Учтем затраты, описанные ранее:

• стоимость установки,

• внедрения,

• инфраструктуры,

• техподдержки,

• обучения сотрудников.

Полные затраты на приобретение отечественного BI-решения.

Анализируя расчеты, можно сделать вывод, что стоимость лицензий – это лишь вершина айсберга, так как наибольшие расходы компания понесет при установке, внедрении, подготовке и поддержании инфраструктуры, а также оплачивая техподдержку и обучая пользователей.

Также из представленных расчетов видно, что развертывание отечественного BI-инструмента даже на 80 пользователей – это недешевое удовольствие, учитывая размер данной компании. При этом отмечу, исходя из ранее описанных потребностей пользователей BI-решений, бизнес-пользователи скорее всего не будут активными юзерами обычных BI-систем из-за их сложности. Следовательно, покупка BI на всех сотрудников едва повысит культуру данных и малосущественно увеличит количество data-driven решений.

Новый инструмент: повышение эффективности и сокращение затрат

Теперь хотелось бы вывести на сцену BI-инструмент, созданный нашей командой в 2019 году, который позволяет снизить затраты компании на владение BI. Ранее мы рассказывали в нашей статье, как мы пришли к созданию данного инструмента.

Easy Report – self-service инструмент отчетности на стыке аналитики и искусственного интеллекта, на лету генерирующий отчеты по запросу естественным языком в чате любого мессенджера. Если описать Easy Report максимально кратко, то это «BI в чате».

Решение ориентировано в первую очередь на бизнес-пользователей, не имеющих сильных аналитических навыков, но крайне нуждающихся в моментальном и точном ответе на простые вопросы о данных компании. Интерфейс мессенджера позволяет легко и просто общаться с аналитикой на естественном языке, получая отчеты за 2-4 секунды. Научиться пользоваться решением можно за десять минут прямо в чате мессенджера.

Следует подчеркнуть, что Easy Report будет пользоваться скромной популярностью среди продвинутых пользователей, которые нуждаются в более сложном интерфейсе. В то же время, мгновенно отвечая на простые вопросы о продажах, заказах, оплатах и прочих данных компании, инструмент позволяет разгрузить продвинутых пользователей от подготовки рутинных отчетов для бизнес-пользователей.

Рассмотрим вариант использования двух BI-решений совместно: полновесного BI-инструмента для продвинутых пользователей и легкого Easy Report для бизнес-пользователей.

В данном случае аналитики обзаводятся полноценным BI для выполнения сложных задач, а бизнес-пользователи получают «на лету» необходимые отчеты, используя Easy Report.

В зависимости от тарифного плана стоимость Easy Report варьируется от 119 до 3 500 руб. в месяц за одного пользователя. Максимальная экономия на стоимости лицензий достигается при большом количестве пользователей, нуждающихся в простой бизнес-аналитике, поэтому Easy Report будет особенно выгоден компаниям, имеющим сотни или тысячи сотрудников.

*Среднее количество отчетов значительно сокращается после внедрения Easy Report, согласно данным наших клиентов. **В пересчете на годовую лицензию.

Из расчетов видно, что экономия от внедрения Easy Report совместно с другим BI-решением варьируется от 675 тыс. до 82 млн. руб. в месяц или от 9% до 57 %, в зависимости от количества бизнес-пользователей. При этом, налицо эффект масштаба – чем больше пользователей BI у компании, тем меньше стоимость владения на одного пользователя.

Преимущества внедрения Easy Report

• Снижение среднего количества отчетов на пользователя после внедрения инструмента, так как это self-service решение позволяет бизнес-пользователям генерировать отчеты на лету по запросу простым языком.

• Экономия на стоимости внедрения. Установка и внедрение уже входят в стоимость лицензии Easy Report и не требуют больших инфраструктурных мощностей. Стандартная инсталляция Easy Report, требующая всего 6 ядер и 18 гб оперативной памяти, подходит для абсолютного большинства кейсов наших клиентов, даже при подключении к софту нескольких тысяч пользователей.

• Легкость в освоении. Обучение работе с Easy Report занимает всего 5-10 минут и проходит в самом мессенджере. Это также помогает разгрузить продвинутых пользователей, которые обычно занимаются обучением бизнес-пользователей.

• Техподдержка обходится значительно дешевле ввиду более низкой стоимости лицензий, простоты внедрения и поддержания работоспособности системы.

Заключение

Можно было бы сделать однозначный вывод, что наиболее предпочтительный вариант для компаний всех трех масштабов является вариант совместного развертывания Easy Report для бизнес-пользователей и другого полновесного BI-решения для продвинутых пользователей.

Однако мои расчёты имеют ряд ограничений. Во-первых, функционал каждого BI уникален и данные вычисления учитывают лишь ценовой аспект владения BI-инструментами. Вдобавок каждая компания имеет разный уровень культуры данных, что сильно влияет на выбор BI и иерархию пользователей.

Также мною не был рассмотрен вариант разработки open-source BI-решений своими силами. В случае внедрения open-source BI-решения затраты на приобретение лицензий будут перераспределены на разработку.

Наконец, важно понимать, кто будет конечными пользователями BI и осознавать цели внедрения – увеличить культуру данных во всей компании или всего лишь обеспечить своих аналитиков удобным для них BI-интерфейсом.

Больше узнать про Easy Report можно на нашем сайте.